StreamDeskAIAI INTEGRATION & AUTOMATION

02 · ROZWIĄZANIE

Automatyzacja procesów

Powtarzalne kroki przechodzą przez ustalony proces, a ludzie zajmują się wyjątkami.

Łączymy pocztę, dokumenty, formularze i programy firmowe tak, aby powtarzalne czynności, takie jak przepisywanie danych, sortowanie wiadomości, przygotowanie dokumentów i przypomnienia, wykonywały się według jasnych reguł. Tam, gdzie potrzebna jest ocena, proces zatrzymuje się i czeka na pracownika.

Porozmawiajmy o wdrożeniu Przykładowy przepływ

Z CZYM PRZYCHODZĄ FIRMY

Typowe problemy

Jeśli rozpoznajesz u siebie choć jedną z tych sytuacji, to dobry punkt wyjścia do rozmowy.

  • Te same dane są przepisywane ręcznie z wiadomości, plików PDF i formularzy do CRM, ERP lub arkusza.
  • Wiadomości trafiają do wspólnej skrzynki i czekają, aż ktoś je przeczyta i przekaże dalej.
  • Brakuje przypomnień, więc terminy i odpowiedzi zależą od pamięci konkretnych osób.
  • Każdy pracownik wykonuje proces trochę inaczej, przez co trudno go mierzyć i poprawiać.

CO ROBIMY

Zakres prac

Konkretny zakres ustalamy po poznaniu procesu i systemów. Poniżej to, czym zajmujemy się w tym obszarze.

  • 01

    Przechwytywanie danych

    Odczyt pól z wiadomości, formularzy i dokumentów, np. zamówień, faktur i wniosków. Pola niepewne są oznaczane do sprawdzenia przez pracownika.

  • 02

    Reguły i rozdział pracy

    Kierowanie spraw do właściwej osoby lub kolejki według tematu, klienta, kwoty albo innych uzgodnionych kryteriów.

  • 03

    Zapis w systemach

    Tworzenie i aktualizacja rekordów w CRM, ERP lub systemie zgłoszeń przez dostępne API, z zapisem tego, co i kiedy zostało zmienione.

  • 04

    Punkty akceptacji

    Kroki, w których automatyzacja przygotowuje szkic, a decyzję o wysyłce, księgowaniu lub zamówieniu podejmuje pracownik.

Przykładowy scenariusz

Zamówienie z pliku PDF do ERP

Przed

Zamówienia przychodzą mailem jako pliki PDF. Pracownik otwiera każdy plik, przepisuje pozycje do ERP i porównuje ceny z cennikiem.

Po

Automatyzacja odczytuje pozycje, porównuje je z kartoteką i przygotowuje szkic zamówienia. Pracownik sprawdza oznaczone rozbieżności i zatwierdza wpis.

Jak może przebiegać

  1. Załącznik rozpoznany w skrzynce zamówień
  2. Pozycje dopasowane do kartoteki produktów
  3. Rozbieżności cen lub ilości oznaczone
  4. Zatwierdzenie i zapis w ERP przez pracownika

CO OTRZYMUJESZ

Rezultat prac

  • Działające przepływy automatyzacji z opisem reguł, wyjątków i punktów akceptacji.
  • Lista systemów, kont technicznych i uprawnień użytych w procesie, z informacją, kto nimi zarządza.
  • Sposób monitorowania: gdzie widać błędy, co dzieje się z nieobsłużonymi sprawami i kto otrzymuje sygnał.

JAK TO PRZEBIEGA

Kroki

  1. Opis obecnego procesu

    Spisujemy kroki, liczbę spraw i miejsca, w których powstają błędy lub opóźnienia. Ustalamy, czym zmierzymy efekt automatyzacji.

  2. Jeden przepływ na start

    Zaczynamy od procesu o wyraźnym początku i końcu. Testujemy go na przykładowych sprawach, w tym nietypowych.

  3. Uruchomienie z nadzorem

    Na początku pracownicy widzą, co zrobiła automatyzacja, i mogą to poprawić. Reguły dopracowujemy na podstawie tych poprawek.

Szczegółowy plan, kryteria odbioru i koszty ustalamy po diagnozie. Jak pracujemy

PYTANIA

Warto wiedzieć

Czy automatyzacja zastąpi pracowników?

Celem jest przejęcie powtarzalnych kroków, a nie decyzji. Projektujemy proces tak, aby ludzie zajmowali się wyjątkami, kontaktem z klientem i oceną, a automatyzacja przepisywaniem i porządkowaniem.

Co się dzieje, gdy automatyzacja się pomyli?

Każdy przepływ ma punkty kontroli i miejsce, do którego trafiają sprawy niepewne lub odrzucone. Ustalamy też, kto dostaje informację o błędzie i jak go poprawić.

Czy do automatyzacji potrzebne jest AI?

Nie zawsze. Wiele procesów da się zautomatyzować regułami i integracjami. Model AI dodajemy tam, gdzie trzeba zrozumieć treść, np. sklasyfikować wiadomość lub odczytać nieustrukturyzowany dokument.

POWIĄZANE USŁUGI

Często łączymy z

06

Integracje i opieka

Spójny przepływ danych między systemami i opieka nad tym, co już działa.

Zobacz 03

Prywatne modele AI

Asystent korzystający z wiedzy firmy, w środowisku i na zasadach, które ustalasz.

Zobacz 6 OBSZARÓW

Wszystkie rozwiązania

Zobacz pełną listę obszarów i to, jak się ze sobą łączą.

Przejdź

KOLEJNY KROK

Porozmawiajmy o Twoim procesie

Opisz, jak dziś wygląda praca w tym obszarze. Na tej podstawie zaproponujemy pierwszy krok i sposób sprawdzenia efektu.

Przejdź do kontaktu Wszystkie rozwiązania