Gdzie automatyzacja
i AI mogą pomóc.

• PrzykładSprzedaż

  Zapytania ofertowe bez zgubionych wiadomości

  Zapytania przychodzą mailem, przez formularz i telefonicznie. Część trafia do skrzynek, których nikt nie sprawdza codziennie, a historia kontaktu z klientem jest w kilku miejscach.

  Rola człowieka: Handlowiec poprawia i wysyła odpowiedź oraz decyduje o ofercie i warunkach.

  Jak może działać i co się zmienia

  1. Zapytanie z poczty lub formularza zapisane w CRM jako nowa szansa sprzedaży
  2. Uzupełnienie danych firmy i dotychczasowej historii kontaktu
  3. Szkic odpowiedzi i propozycja kolejnego kroku dla handlowca
  4. Przypomnienie, gdy zapytanie zbyt długo czeka bez odpowiedzi

  Co się zmienia: Każde zapytanie ma właściciela i status, a odpowiedź nie zależy od tego, kto akurat sprawdził skrzynkę.

  • Automatyzacja procesów
  • Integracje i opieka
• PrzykładObsługa klienta

  Pierwsza linia na czacie i w telefonie

  Zespół obsługi codziennie odpowiada na te same pytania o status zamówienia, dostawę i procedury, przez co sprawy wymagające uwagi czekają dłużej.

  Rola człowieka: Pracownik przejmuje reklamacje, sprawy sporne i rozmowy, w których klient poprosił o człowieka.

  Jak może działać i co się zmienia

  1. Chatbot lub voicebot odpowiada na podstawie zatwierdzonych treści
  2. Przy pytaniu o zamówienie prosi o jego numer i sprawdza status przez integrację
  3. Reklamacja lub nietypowa sprawa: zebranie danych i utworzenie zgłoszenia
  4. Przekazanie pracownikowi razem z historią rozmowy

  Co się zmienia: Proste pytania nie blokują kolejki, a pracownik zaczyna rozmowę z pełnym kontekstem.

  • Chatboty i asystenci
  • Telefonia i voiceboty
• PrzykładDokumenty i biuro

  Faktury, zamówienia i wnioski bez przepisywania

  Dokumenty przychodzą jako PDF, skany lub załączniki. Dane z nich są ręcznie przepisywane do ERP, księgowości albo arkusza i porównywane z innymi rejestrami.

  Rola człowieka: Pracownik sprawdza oznaczone pola i zatwierdza wpis lub księgowanie.

  Jak może działać i co się zmienia

  1. Dokument rozpoznany w skrzynce lub folderze
  2. Odczyt pól: kontrahent, pozycje, kwoty, terminy
  3. Porównanie z danymi w ERP lub systemie księgowym
  4. Rozbieżności oznaczone, szkic wpisu przygotowany

  Co się zmienia: Zespół weryfikuje dane zamiast je przepisywać, a każdy wpis ma ślad, skąd pochodzi.

  • Automatyzacja procesów
  • Prywatne modele AI
• PrzykładUsługi i recepcja

  Rejestracja i połączenia, gdy recepcja jest zajęta

  W gabinecie, serwisie lub biurze obsługi telefon dzwoni w trakcie pracy z klientem na miejscu. Część połączeń przepada, a prośby o zmianę terminu trafiają na kartki.

  Rola człowieka: Recepcja potwierdza nietypowe terminy, odpowiada na pytania wymagające wiedzy fachowej i oddzwania w sprawach pilnych.

  Jak może działać i co się zmienia

  1. Voicebot odbiera połączenie, gdy nikt nie może podejść
  2. Rozpoznanie sprawy: nowy termin, zmiana terminu, pytanie
  3. Zebranie danych i, jeśli integracja z kalendarzem na to pozwala, propozycja wolnych terminów
  4. Zgłoszenie lub rezerwacja widoczne dla recepcji

  Co się zmienia: Połączenia nie znikają bez śladu, a recepcja widzi listę spraw zamiast nieodebranych numerów.

  • Telefonia i voiceboty
  • Integracje i opieka
• PrzykładE-commerce

  Zamówienia, stany i pytania klientów w jednym przepływie

  Sklep, magazyn i księgowość działają w osobnych programach. Zamówienia i stany są przenoszone ręcznie, a klienci pytają o status przesyłki i zwroty.

  Rola człowieka: Pracownik decyduje o zwrotach, reklamacjach i wyjątkach od regulaminu.

  Jak może działać i co się zmienia

  1. Zamówienie ze sklepu trafia do systemu magazynowego
  2. Dane do faktury przekazywane do systemu księgowego
  3. Aktualne stany wracają do sklepu, błąd wymiany danych wywołuje alert
  4. Chatbot odpowiada na pytania o status, a zgłoszenie zwrotu trafia do kolejki

  Co się zmienia: Dane w sklepie, magazynie i księgowości są spójne, a obsługa zajmuje się sprawami, które wymagają decyzji.

  • Integracje i opieka
  • Chatboty i asystenci
• PrzykładZespoły wewnętrzne

  Asystent wiedzy dla pracowników

  Procedury, instrukcje IT, zasady kadrowe i dokumentacja projektów leżą w różnych folderach. Pracownicy pytają się nawzajem, a odpowiedzi bywają nieaktualne.

  Rola człowieka: Właściciele dokumentów aktualizują treści, a decyzje kadrowe, finansowe i dostępowe pozostają po stronie odpowiedzialnych osób.

  Jak może działać i co się zmienia

  1. Pytanie zadane asystentowi zwykłym językiem
  2. Wyszukanie fragmentów w dokumentach dostępnych dla roli pytającego
  3. Odpowiedź z odnośnikami do źródeł
  4. Brak odpowiedzi: zgłoszenie do właściciela danego obszaru wiedzy

  Co się zmienia: Odpowiedź można sprawdzić u źródła, a luki w dokumentacji stają się widoczne.

  • Prywatne modele AI
  • Aplikacje dla firm
• PrzykładOperacje i zarządzanie

  Panel statusów zamiast zestawień w arkuszach

  Kierownik co tydzień składa zestawienie z kilku arkuszy i systemów, żeby sprawdzić, które zlecenia, zgłoszenia lub projekty są opóźnione.

  Rola człowieka: Kierownik ustala priorytety i decyduje o przesunięciu zadań lub zasobów.

  Jak może działać i co się zmienia

  1. Dane pobierane z systemów, w których zespół już pracuje
  2. Jeden panel z kolejkami, statusami i odpowiedzialnymi osobami
  3. Oznaczenie spraw, które przekroczyły ustalony czas
  4. Widok dostosowany do roli: zespół, kierownik, zarząd

  Co się zmienia: Aktualny obraz pracy jest dostępny od razu, bez ręcznego składania raportu.

  • Aplikacje dla firm
  • Integracje i opieka

Przykładowe scenariusze. Rzeczywisty zakres ustalamy po poznaniu procesu i systemów.